Privacybeleid

1. Uw privacy is belangrijk
2. Uw recht op privacy
3. Waarom willen we u persoonsgegevens verwerken?
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
5. Over bewaring van uw persoonsgegevens 

1. Uw privacy is belangrijk 

Uw privacy is belangrijk voor ons. We willen uw persoonsgegevens op een wettelijke correcte en transparante manier verwerken. In dit document – ons privacybeleid, leggen we u uit hoe de verwerking gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat. Het begrip verwerking omvat o.a. verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of ze op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen. 

We hebben het hier over u als klant van ons bedrijf, als mogelijke toekomstige klant, als een begunstigde, een andere betrokkene of een contactpersoon bij een andere organisatie die met ons in contact staat. 

1.1 Vooraf 

We raden u aan om dit document goed te lezen zodat u weet waarom en waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken. Daarbij vindt u uw rechten en hoe u deze kan uitoefenen. 

We kunnen ons privacy beleid op ieder moment aanpassen. De meest recente versie is terug te vinden op onze website: https://shop.dbs.be/nl/privacybeleid

Wenst u meer informatie over de privacywetgeving in België, dan kan u terecht op de website van de privacy commissie: www.privacycommission.be Op de link https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679 kan u de volledige Europese verordening over de bescherming van uw persoonsgegevens raadplegen.  

 

1.2 Wie zijn we? 

DBS Office Supplies NV is actief in België. De zetel van de DBS NV is: 

Gentseweg 636 B-8793 Sint-Eloois-Vijve (Waregem) BE0418.966.754 dbs@dbs.be of privacy@dbs.be 056/60.51.51 

Wij richten ons vooral tot bedrijven, alsook tot particulieren. DBS NV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. 

1.3 Hoe kan u ons bereiken? 

Als u vragen heeft over uw privacy of u wil uw privacy instellingen aanpassen of uw rechten uitoefenen, dan kan u ons bereiken op de volgende manieren: 

  • Het adres: Gentseweg 636 – B-8793 Sint-Eloois-Vijve (Waregem) 
  • Via mail op het e-mailadres: privacy@dbs.be 

 

2. Uw recht op privacy 

U heeft heel wat rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer u de toestemming geeft aan DBS NV, dan kan u die toestemming altijd intrekken. 

De uitvoering van uw rechten in onze systemen en procedure gebeurt uiterlijk 28 dagen nadat wij uw aanvraag hebben ontvangen. Mocht om één of andere reden deze termijn niet kunnen gehaald worden, dan informeren wij u voor het verstrijken van de oorspronkelijke periode. 

Door gebruik te maken van onze services, door onze producten aan te kopen of door gebruik te maken van onze webshops verleent u expliciet uw toestemming met mogelijke verwerkingshandelingen door DBS NV. 

2.1 U mag uw persoonsgegevens inzien 

U heeft het recht om inzage te krijgen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken, de doelstelling van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben gehaald en wie de gegevens ontvangt. 

U kan in dit geval ook vernemen hoe lang we de gegevens bewaren, of de gegevens worden gebruikt om aan automatische besluitvorming te doen en of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen. 

U kan deze aanvraag gratis twee keer per jaar plaatsen met een tussenperiode van minimaal 6 maanden tussen de 2 aanvragen. In alle andere gevallen wordt deze aanvraag als overdreven en hinderlijk beschouwd en kan DBS NV een bedrag van 25 euro per aanvraag aanrekenen. 

De aangevraagde informatie bezorgen we u schriftelijk of elektronisch binnen een redelijke termijn.

 

2.2 U kan uw gegevens laten verbeteren/vervolledigen 

Het kan altijd gebeuren dat de gegevens die we van u verwerken niet (meer) correct zijn. U kunt altijd vragen om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens. 

2.3 Recht op wissen 

U heeft het recht om zonder onredelijke vertraging uw persoonsgegevens door ons te laten wissen. U kan slechts beroep doen op dit recht om vergeten te worden in de hiernavolgende gevallen: 

  • Wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij oorspronkelijk werden verzameld. 
  • Wanneer de persoonsgegevens verzameld werden op basis van verkregen toestemming en geen andere rechtsgrond bestaat voor de verwerking. 
  • Wanneer bezwaar wordt gemaakt tegen de verwerking en geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan. 
  • Wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig werden verwerkt. 
  • Wanneer de persoonsgegevens gewist moeten worden overeenkomstig een wettelijke verplichting. 

 

Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan door DBS NV geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is. Voorbeelden zijn het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden van bepaalde gegevens. 

2.4 Recht op het beperken van persoonsgegevens 

U kan ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken wanneer u vermoedt dat de gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is, of indien u niet akkoord bent dat we de gegevens verwerken onder ons gerechtvaardigd belang (zie artikel 3.3). Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen, bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude of wanbetalingen. 

2.5 Recht om bezwaar in te dienen 

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met inbegrip van profilering. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de sociale en fiscale wetgeving, de belangen van een derde behartigen of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. 

2.6 Recht op overdraagbaarheid van gegevens 

U kan ons altijd vragen om de persoonsgegevens die u aan ons gegeven hebt aan een derde partij over te dragen. 

2.7 Recht om klacht in te dienen 

Gaat u niet akkoord met ons standpunt, dan kan u zich richten tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. U kan daar ook een klacht neerleggen. De contactgegevens van de privacy commissie kan u hier terugvinden: www.privacycommission.be 

 

2.8 Identificatie van de aanvrager 

U kan de uitvoering van uw rechten op de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefenen mits een schriftelijke aanvraag. 

  • Via een brief op het adres:
    DBS NV
    Gentseweg 636 – B-8793 Sint Eloois Vijve (Waregem) 
  • Per e-mail op het e-mailadres: privacy@dbs.be 

 

Wees altijd zo specifiek mogelijk als u uw rechten wil laten uitoefenen. Zo kunnen we uw aanvraag correct uitoefenen. 

Om te vermijden dat iemand anders uw rechten uitoefent, willen we uw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar dat de aanvraag altijd dient vergezeld te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenstemt met uw identiteit. Dit kan door een kopie van uw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Wanneer we van oordeel zijn dat het afgeleverde document onvoldoende bewijs levert, informeren wij u. We behouden ons het recht om niet in te gaan op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt. 

3. Waarom willen we uw persoonsgegevens verwerken? 

3.1 DBS NV moet wettelijke verplichtingen naleveren 

Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken. Hierbij sommen we de belangrijkste op: 

  • Fiscaal recht 
  • Handelsrecht 
  • Sociaal recht 
  • Waarborg – en garantierechten 
  • Uw identiteit verifiëren: Dit kan door een duidelijke, recente kopie van uw identiteitskaart te vragen of via de e-ID. De mogelijkheid bestaat dat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten of andere derden. Bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van openbaar belang. 

 

3.2 DBS NV moet zijn contract met u kunnen uitvoeren 

Als klant bij ons doet u een beroep op onze diensten of koopt u onze producten. Om u een correcte uitvoering van onze overeenkomst te waarborgen moeten wij deze contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.

 

3.3 DBS NV moet als bedrijf kunnen functioneren 

Wij hebben als commercieel bedrijf een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarbij letten we op dat er een goed evenwicht bestaat tussen uw recht op privacy en de gerechtvaardigde belangen van DBS NV. Mocht u toch nog bezwaren hebben tegen de verwerking onder deze basisgrond, dan kan u bezwaar indienen tegen deze verwerkingen. 

DBS NV wenst met u, als bestaande klant, te blijven communiceren via direct marketing. Dat kan op uw specifieke vraag, of wij kunnen vermoeden dat u interesse hebt in onze (nieuwe) producten en/of diensten. Gezien wij tot doel hebben om u steeds een betere service en betere producten aan te bieden en dit aan u willen communiceren, verwerken wij uw persoonsgegevens voor direct marketing onder het gerechtvaardigd belang van ons bedrijf om te ondernemen. Deze informatie kan u op allerlei manieren wijzigen. 

Gegevensverwerking is essentieel voor de verwerking van onze diensten en het leveren van de producten. De verwerking gebeurt uitsluitend voor volgende doeleinden: 

  • U toegang verschaffen tot uw gebruikersprofiel 
  • Het aanbieden en verbeteren van een algemene en gepersonaliseerde dienstverlening, inclusief facturatiedoeleinden, aanbod van informatie, nieuwsbrieven en aanbiedingen die nuttig en/of noodzakelijk zijn voor u, de verkrijging en de verwerking van gebruiksbeoordelingen en het verlenen van ondersteuning 
  • De detectie van en bescherming tegen fraude, fouten en/of criminele gedragingen 
  • Marketing doeleinden 
  • Het mogelijk innen van openstaande schulden via een incassobureau valt ook onder ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen. 
  • Wanneer u ons de toestemming geeft om bepaalde nieuwsbrieven te ontvangen, krijgt u die van ons op regelmatige basis. U kan op gelijk welk moment uw e-mailvoorkeuren aanpassen. Wij voorzien een termijn van 28 dagen om uw aanpassingen door te voeren. Indien wij om een of andere reden de aanpassingen niet kunnen doorvoeren binnen deze termijn, wordt u hiervan op de hoogte gebracht. 
  • Wanneer u ons uw telefoonnummer geeft, contacteren wij u ook telefonisch in het kader van onze samenwerking of voor een actie of aanbod die een meerwaarde voor u kan betekenen. 

3.4 DBS NV verwerkt uw gegevens voor statistische doeleinden 

Bij een bezoek aan de website van DBS NV worden er enkele gegevens verzameld voor statistische doeleinden. Dergelijke gegevens zijn noodzakelijk om het gebruik van onze website te optimaliseren. Deze gegevens zijn: IP adres, vermoedelijke plaats van consultatie, uur en dag van consultatie, welke pagina’s er werden bezocht. Wanneer u de website van DBS NV bezoekt, verklaart u zich akkoord met deze gegevensinzameling bestemd voor statische doeleinden zoals hierboven omschreven. 

3.5 DBS NV verkoopt uw persoonsgegevens niet 

De persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor intern gebruik binnen DBS NV. We kunnen u dan ook geruststellen dat de persoonsgegeven niet verkocht, verhuurd, of doorgegeven worden aan derde partijen voor hun eigen belang. DBS NV heeft alle mogelijke juridische en technische voorzorgen genomen om ongeoorloofde toegang en gebruik te vermijden. 

 

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij? 

4.1 Welke informatie verzamelen we voor welke doeleinden? 

DBS NV verbindt zich ertoe enkel de gegevens te verwerken die ter zake dienend zijn en noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij verzameld werden. Volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen verwerkt worden door DBS NV: 

  • Identificatiegegevens 
  • Financiële bijzonderheden 
  • IP adres 
  • Gerechtelijke gegevens 
  • Consumptiegewoonten 
  • Gegevens omtrent opleiding en vorming 
  • Gegevens omtrent beroep en betrekking 
  • Beeldopnamen 

Om uw te identificeren, voor ons klanten – en leveranciersbeheer, verwerken we de volgende gegevens: 

  • Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, GSM-nummer, taal, e-mailadres, bankrekeningnummer. 

 

Om u te contacteren gebruiken we: Telefoonnummer, GSM-nummer, taal, e-mailadres, online identificatoren. 

Om u beter te dienen: Uw aankopen bij ons, uw potentiële interesses in onze producten/diensten, uw opleiding, uw beroepservaring, interesses, opmerkingen en klachten uit het verleden, de sector waarin u tewerkgesteld bent, de grootte van het bedrijf. 

4.2 Persoonsgegevens via derde partijen 

We kunnen ook persoonsgegevens ontvangen via derde partijen, bijvoorbeeld door ze aan te kopen van bedrijven. Die bedrijven zijn ervoor verantwoordelijk dat de betrokken persoonsgegevens rechtmatig verzameld worden. 

4.3 Beelden van bewakingscamera’s worden tijdelijk opgeslagen 

Wij gebruiken camera’s in en rond onze gebouwen. Als het om bewakingscamera’s gaat, dan respecteren we de wettelijke regels. U herkent de gebouwen onder camerabewaking aan een duidelijk zichtbare sticker. 

Beeldopnames worden maximaal 30 dagen bewaard. Uitzonderingen hierop zijn: 

  • Als de opgenomen beelden nuttig zijn voor de bewijsvoering van een misdrijf of overlast 
  • Een schade te bewijzen 
  • Een dader, een getuige of een slachtoffer te identificeren 

 

4.4 Uw transacties met DBS NV worden ook verwerkt 

We gebruiken ook uw transacties om u beter te leren kennen en te kunnen bedienen voor alle marketing – en commerciële doeleinden zoals hierboven beschreven in 3.3. In dat geval kunnen we bijvoorbeeld op basis van uw aankopen proberen om bepaalde behoeftes of gebruiken te ontdekken. En met uw toestemming kunnen we u ook een product/dienst op maat aanbieden. 

5. Over bewaring van uw persoonsgegevens 

5.1 Wie kan uw persoonsgegevens verwerken? 

Alleen personen die van ons daartoe de toestemming hebben voor gekregen en enkel als ze deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren. 

Voor de verwerking van de persoonsgegevens doen we een beroep op verschillende verwerkers. Dit zijn onze onderaannemers of leveranciers die in onze opdracht aan persoonsgegevensverwerking doen. DBS NV werkt enkel met verwerkers die dezelfde veiligheden op technisch en operationeel vlak garanderen. 

Bij inbraak in de informaticasystemen zal DBS NV onmiddellijk alle mogelijke maatregelen nemen om de schade tot een minimum te beperken. 

5.2 We bewaren uw gegevens niet oneindig 

DBS NV gebruikt uw persoonsgegevens met een duidelijk doel voor ogen. Wanneer dit doel bereikt is, worden de gegevens verwijderd. 

Het uitgangspunt voor het bijhouden van uw persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Voor sommige toepassingen kan een langere periode verantwoord zijn, bijvoorbeeld voor het maken van studies, marketingmodellen, nieuw te ontwikkelen producten/diensten, u als klant te blijven volgen. De bewaartermijn kan daarvoor met 5 jaar verlengd worden. 

De persoonsgegevens van potentiële nieuwe klanten, de prospecten, bewaren we initieel 5 jaar. Mocht er in deze periode een contact geweest zijn tussen de prospect en DBS NV, dan gaat vanaf dit contact opnieuw een periode van 5 jaar in. 

6. DBS NV gebruikt ook cookies 

Tijdens een bezoek aan onze website kunnen ‘cookies’ op uw harde schijft geplaatst worden om de website beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende gebruiker. Niet-functionele cookies helpen ons om uw bezoek aan de website te optimaliseren en om technische keuzes te herinneren. Voor een verder begrip van de wijze waarop wij cookies gebruiken om uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, verwijzen wij u graag door naar onze Cookieverklaring. 

Als u de website van DBS NV wil consulteren, is het aan te raden dat u cookies ingeschakeld hebt. Hoe u cookies daarentegen kan uitschakelen, staat eveneens te lezen in onze Cookieverklaring.